Políticas de privacidad

AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el capítulo 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual,   informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social.

Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.

La CORPORACION CUENCAVERDE, con domicilio en Medellín, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales. Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: CORPORACION CUENCAVERDE

Domicilio: Carrera 43 A # 1A Sur -29 Oficina 811. Edificio Colmena (Medellín, Antioquia)

Correo electrónico: info@cuencaverde.org

Teléfono: (0574) 2681402

Página web: www.cuencaverde.org

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CORPORACION CUENCAVERDE

La CORPORACION CUENCAVERDE dando cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el Tratamiento de datos personales, Ley estatutaria 1581 de 2002 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades corporativas, comerciales o laborales, en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la CORPORACION CUENCAVERDE cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

1. Disposiciones Generales

Definiciones: Para efectos de este manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Habeas data: Derecho fundamental autónomo e independiente consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado por la ley 1581 de 2012, que confiere a las personas la facultad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Datos Sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. Principios para el Tratamiento de Datos Personal: 

La CORPORACION CUENCAVERDE, en el Tratamiento de datos personales respetará los principios establecidos en la normatividad aplicable:

1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad vigente.
2. b) Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
   c) Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. d) Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. e) Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. f) Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en materia de Habeas Data y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad vigente.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

1. g) Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente manual, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. h) Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad de protección de datos.
3. Derechos De Los Titulares Y Deberes De Los Encargados Del Tratamiento

Derechos: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, los cuales serán informados por la CORPORACIÓN CUENCAVERDE al momento de obtener su autorización:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en la CORPORACIÓN CUENCAVERDE no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PARÁGRAFO: El Titular de la información tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la CORPORACION CUENCAVERDE

4. Deberes

LA CORPORACION CUENCAVERDE, en calidad de Responsable de la Información, cumple con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamaciones formulados en los términos señalados en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el presente manual.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de habeas data.

5. Autorización Del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en esta política de tratamiento de datos y en la ley, en el Tratamiento se requerirá la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La  CORPORACION CUENCAVERDE deberá conservar prueba del cumplimiento la autorización y cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta. Si enviada la solicitud de autorización del titular por cualquier medio no es respondida por el titular de la información dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción o si no es posible saber la fecha de recepción, la de su envío, se entenderá que el titular ha aceptado dicha autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b) Datos de naturaleza pública;
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6. Manifestación de la autorización

La autorización a La CORPORACION CUENCAVERDE para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la CORPORACION CUENCAVERDE
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

PARÁGRAFO: Los datos de Naturaleza Pública, de conformidad con lo señalado en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorización del Titular de la Información.

7. Aviso de Privacidad:

Mediante el Aviso de privacidad se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información contenidas en el presente manual, así como las características del Tratamiento que se le dará a los datos personales, y contendrá como mínimo la siguiente información:

• Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• Tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información, informando al Titular cómo consultar la política de Tratamiento de información.

PARÁGRAFO: CORPORACION CUENCAVERDE conservará el modelo del Aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de datos personales, y perduren las obligaciones que de éste se deriven. CORPORACION CUENCAVERDE podrá emplear los medios informáticos, electrónicos, o cualquiera que considere pertinente para almacenar el modelo.

8. Tratamiento Al Cual Serán Sometidos Los Datos Y Finalidad Del Mismo

El tratamiento de los datos personales de accionistas, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la CORPORACION CUENCAVERDE tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados los siguientes fines:

Archivos de información	Descripción	Finalidad de la información
Acuerdos de Conservación	Registro de los datos de predios, sus propietarios, poseedores o tenedores	Realizar acuerdo de Conservación
Contratos	Sistema de información que contiene información financiera de la compañía	Archivo de datos de empleados, proveedores, contratistas
Acta de Asamblea de Accionistas	Documentos que registran la toma de decisiones propia de los Accionistas de la compañía	Validar la existencia de los accionistas
Recursos humanos y nomina	Información laboral de los empleados activos e inactivos de la compañía	Cumplimiento de relación contractual

 

9. Procedimientos

Para efectos de consultas y reclamos, la CORPORACION CUENCAVERDE, habilitó el correo electrónico info@cuencaverde.org para que los Titulares, sus herederos o representantes, consulten la existencia de información personal que se encuentre registrada en las bases de datos de la CORPORACION CUENCAVERDE, mediante este correo pueden consultar el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo. Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado que cuente con la capacidad para consultar, cuáles son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días. La CORPORACION CUENCAVERDE, implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado. El acceso se otorgará de manera gratuita, sencilla y ágil. Así mismo, se permitirá la posibilidad de rectificar y actualizar los datos por solicitud mediante forma escrita o mensaje de datos. Por otra parte, todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.

El reclamo completo debe contener, por lo menos:

1. a) Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
2. b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. c) Dirección física o electrónica de notificación.
4. d) Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
5. e) Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación. Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma. Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

1. a) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
2. b) Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
3. c) La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

10. Vigencia. 

El presente manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información. 

Medellín,  01 de abril de 2017.